Курс - Руководитель административного аппарата

Административный директор — руководитель высокого уровня, в чьи обязанности входит управлять командой, подведомственными подразделениями, координировать работу отделов и служб, оптимизировать документооборот. Этот курс проводится для ассистентов, которые хотят повысить квалификацию и перейти на должность административного директора, действующих руководителей, менеджеров. Профессиональное обучение руководителя проводит Марина Егорова.

Программа курса охватывает полный спектр тем в сфере управления административным блоком. На занятиях студенты получат не только комплексные теоретические знания по всем бизнес-процессам административного аппарата, но и познакомятся с практическими кейсами и реальным опытом действующих руководителей крупных компаний.

Краткое содержание курса «Руководитель административного аппарата»:

• Введение в профессию. Взаимодействие аппарата с подразделениями.
• Выстраивание системы управления документооборотом.
• Управление командой. Развитие лидерских качеств.
• Управление конфликтами. Как правильно вести переговоры.
• Digital-инструменты в работе руководителя административного аппарата.

В итоге вы получите полное представление об обязанностях административного директора и освоите необходимые навыки выстраивания бизнес-процессов в организации, чтобы уверенно работать и расти в карьере.

Программа курса

Введение в профессию «Руководитель административного аппарата»:

• Особенности профессии.
• Обзор и статистика.
• Адаптация в новом статусе.
• Функционал аппарата и руководителя.
• Задачи.
• Нормы ТК и тд.

Взаимодействие аппарата с подразделениями компании и внешним миром:

• Виды организационных структур.
• Место аппарата в структуре компании.
• Состав и функции аппарата.
• Как правильно выстроить взаимодействие с подразделениями компании.
• Внешняя среда: взаимодействие аппарата с внешними факторами. Как своевременно реагировать на них.

Организация и контроль работы приемной:

• Общее определение задач приемной.
• Распределение обязанностей внутри приемной.
• Постановка задач и координация бизнес-процессов(организации командировок, руководство автопарком, курьерскими службами и пр.).
• Организация протокольной работы в приемной, основы этикета.

Постановка системы управления документами с нуля:

• Организация работы центра компетенций по делопроизводству.
• Особенности бумажного и электронного документооборота.
• Организация полного цикла управления документами: получение, отправка, регистрация, постановка задач, контроль исполнения, хранение, уничтожение документов.
• Архивное дело.

Построение системы контроля исполнения поручений, документов, задач:

• Контроль исполнения поручений (КИП): что это и кому это нужно, цели и задачи.
• Основные этапы КИП.
• Виды и способы контроля.
• Использование КИП в современных реалиях.

Стандартизация бизнес-процессов административных подразделений:

• Зачем нужна стандартизация бизнес-процессов.
• С чего начать.
• Этапы формирования стандартов и регламентов.
• Внедрение регламентов.
• Контроль за соблюдением регламентов.
• Международный опыт и лайфхаки.

Управление контрактами:

• Планирование контрактов: инициация, методы и средства, результаты.
• Выбор подрядчика и порядок его согласования с профильными подразделениями.
• Администрирование контрактов.
• Закрытие контрактов.

Управление командой. Лидерство:

• Структура и подчиняемость.
• Распределение обязанностей, управление временем сотрудников.
• Конфиденциальность.
• Распределение задач/ресурсов.
• Как наладить командную работу.
• Планирование, делегирование, контроль.
• Мотивация, адаптация, обучение, развитие.
• Кто такой лидер?

Управление конфликтами в команде. Эмоциональный интеллект:

• Как построить эффективное взаимодействие внутри аппарата с учетом личностных особенностей членов команды.
• Как превратить недостатки в достоинства, используя основы управления эмоциональным интеллектом.

Организация дистанционного управления:

• Лайфхаки для работы с удаленной командой.
• Этапы формирования удаленной команды.
• Циклы встреч в удаленных командах.
• Постановка целей и задач.
• Игры, чек-листы.

Инструменты типирования личностей сотрудников:

• Что такое нумерология и как она может помочь в коммуникации?
• Матрица Пифагора, как инструмент получения информации о сильных/слабых сторонах человека за 5 минут.
• Рекомендации по применению методики в построении эффективной команды.
• Живые разборы учеников онлайн.
• Чек листы.

Бренд руководителя и бренд компании:

• Действительно ли Бренд компании является важным нематериальным активом, или его ценность сильно преувеличена.
• Почему Брендом компании должен заниматься руководитель административного аппарата.
• Связь Бренда компании с внутренними коммуникации и корпоративной культурой.
• Способы внедрения, техники, ошибки, примеры из практики.

Корпоративная социальная ответственность в системе административного аппарата:

• Что такое корпоративная социальная ответственность (КСО)?
• Зачем нужна КСО в компании?
• Цели, задачи, принципы КСО.
• Способы внедрения.
• Практика применения (практическая часть).

Стратегия PR и пресс-службы в составе аппарата руководителя:

• PR и пресс-служба – одна команда или разные департаменты.
• Пресс-релиз: зачем нужен, по каким поводам, правила составления.
• База лояльных журналистов: как сохранить существующие контакты и наработать новые.
• Мониторинг СМИ: основные аспекты, смысл, задачи, важные индексы, способы автоматизации.
• Неудобные вопросы и как с ними жить: разбор кейсов.
• Специфика взаимодействия с органами государственной власти.
• Полезные привычки для ассистентов, работающих в аппарате.
• Сессия Q&A с Виталием Абрамовичем: действующий руководитель аппарата руководителя в дочерней компании «Ростех».

Управление изменениями:

• Уровни и этапы управления изменениями.
• Важность коммуникаций в процессе реализации изменений.
• Управление непредвиденными обстоятельствами.
• Человеческий фактор в процессе управления изменениями.
• 10 основных моделей.
• Оценки, стратегия и главные принципы обслуживания клиентов.

Digital-инструменты в работе руководителя административного аппарата:

• Таск-трекеры, эффективный контроль исполнения и отслеживания задач и поручений.
• Эффективные способы сбора информации с руководителей подразделений.
• Мессенджеры и рабочие чаты, эффективная digital-коммуникация внутри команды, отдела.
• Интересные программы и приложения в помощь руководителю административного аппарата.

Психология управления собой и людьми:

• Как не сойти с ума.
• Где брать ресурс.
• Выгорание.
• Гиперответственность.
• Прокачай стрессоустойчивость.
• Команда — союзник, а не противник.

Интерактивная сессия с инструментами по адаптации в новом статусе, на новом месте, в новой роли на работе и в жизни:

• Инструменты по управлению энергией.
• Инструменты управления собой и другими.
• Инструменты для психологической, эмоциональной, моральной, социальной, ментальной устойчивости.
• Инструмент для развития силы духа и выхода победителем из любой ситуации.

Ресурсный тренинг:

• Ресурсный тренинг — погружение в мир арт-терапии: музыка, медитации, рисование, коллажирование.
• Поиск внутреннего источника ресурса, к которому вы сможете обращаться снова и снов
• Исцеление, расслабление, наполнение.